Las empresas habitualmente se enfrentan a la siguiente situación: un empleado con mucha experiencia y esencial para la compañía va a dejar su posición y no está claro qué conocimiento clave permanecerá en la compañía o que parte se llevará con él. Sin contar con unos procesos apropiados implementados, los mandos intermedios y RRHH intentan solventar la situación tratando de que el experto transfiera y codifique cualquier conocimiento que consideran importante.
En sus bienintencionados esfuerzos, tanto los mandos intermedios como RRHH, pueden perder mucho valor y no gastar un tiempo desproporcionado en este tipo de urgencia.
Dado que la situación de que un empleado abandone la compañía es muy común, garantizar que el conocimiento clave permanezca en ella debe ser parte de sus actividades más sistemáticas, es decir, parte de la política y los procedimientos de la empresa.
En un mundo idílico, todo el conocimiento clave de cada empleado es recopilado de manera continua en la plataforma correspondiente durante su rutina de trabajo, de manera que no resulta necesario realizar ninguna actividad extraordinaria justo antes de que los empleados abandonen, ya que, ¡todo el contenido relevante habrá sido ya retenido!
Desafortunadamente, la mayoría de las compañías no viven en ese mundo idílico, y tienen que establecer medidas para abordar el problema cuando sea necesario. Siguiendo la pragmática de Fresh KM, el enfoque sugerido sería:
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Hacer que RRHH informe lo antes posible a los mandos intermedios tan pronto como conozcan que el empleado va a abandonar la compañía.
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Los mandos intermedios y el empleado acuerdan un plan de acción para recopilar lo que se considera más importante. Esto podría implicar:
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Señalar los procesos más importantes.
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Realizar una lista de los contactos y proveedores más relevantes.
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Describir algunas lecciones aprendidas durante la ejecución de tareas.
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Etc.
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El empleado ejecuta el plan de acción. Si necesita de apoyo, se deberá acordar con los mandos intermedios y mediante la asignación de los recursos necesarios para tal fin.
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Para aquellas acciones que producen un resultado tangible, p. Ej. Documentos, se debe elegir una plataforma para alojarlos.
El proceso descrito sigue el sentido común, aunque debido a las muchas limitaciones en el día a día, no siempre se sigue y en muchas ocasiones la persona clave abandona la compañía sin transferir sus conocimientos o información a cualquier plataforma corporativa o nuevo empleado.
¡Afortunadamente Immedia cuenta con una amplia experiencia en el área de retención del conocimiento y puede ser tu socio acompañando a tu compañía durante todo el proceso! Sólo tienes que contactarnos para solicitar una demo.