Si estás cerca de un bibliotecario, gestor de información o alguien que trabaje con documentos y su clasificación, es probable que hayas escuchado el término "taxonomía".
Una forma simple de definir "taxonomía" es como la relación jerárquica entrede las principales clases dentro de cualquier cuerpo de conocimiento. Es decir, si agrupas todos los elementos de cualquier sistema por alguna dimensión y luego estableces relaciones jerárquicas desde lo más general hasta lo más específico, tienes una taxonomía. Ahora bien, ¿por qué cualquier una empresa querría invertir esfuerzo en construir una? Esto es algo que necesita justificación (especialmente dada la cantidad de esfuerzo necesario para definirla). Creemos que hay dos razones principales.
En primer lugar, al construir y adoptar una taxonomía, la organización desarrolla una terminología coherente y consistente que permitirá a los usuarios de diferentes equipos, áreas de negocio u otras organizaciones descubrir relaciones entre áreas temáticas específicas y recuperar información con precisión y relevancia.
Además, según "A guide to developing taxonomies for effective data management", "una taxonomía empresarial corporativa tiene el potencial de tener un impacto aún mayor en la recuperación efectiva de contenido o la facilidad de descubrimiento por parte de los usuarios. Los usuarios se dividen en 'navegadores', a quienes les gusta explorar una estructura para encontrar lo que buscan, o 'buscadores', que prefieren términos de búsqueda. Las taxonomías sirven a ambos, proporcionando a los usuarios múltiples rutas hacia la misma información".
Es decir, las taxonomías, si se utilizan adecuadamente, son el mecanismo para "poner las cosas en orden" en organizaciones con una gestión intensiva en conocimiento, el cual se realiza a través de cualquiera de los siguientes puntos:
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Acceder a la información mediante navegación por categorías.
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Esto sería el típico "mapa de temas" o "navegación por temas" que se ofrece en muchos sitios web internos o externos.
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Unificar la comprensión de diferentes conceptos en toda la organización y servir como primer paso para construir un glosario de términos.
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Para minimizar el riesgo de que los empleados se malinterpreten cuando se utilizan términos de manera ambigua.
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Servir como base para estructuras más complejas, como ontologías, que incluyen no solo relaciones jerárquicas entre términos, sino de cualquier tipo.
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Mejorar el motor de búsqueda empresarial con resultados relevantes de términos relacionados.
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Por ejemplo, si el término de búsqueda comparte un "padre" con otro término en la taxonomía, el motor de búsqueda puede proporcionar resultados también de ese "hermano", mejorando la relevancia de la búsqueda.
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Agregar filtros o facetas mejorados a los resultados del motor de búsqueda.
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Como las opciones que se ven al filtrar productos por sus características en Amazon o Ebay.
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Definir las áreas en las que se evalúa la experiencia, con el fin de identificar "quién sabe qué" y asignar a los expertos más adecuados a los proyectos pertinentes.
Estos son ejemplos muy claros de su utilidad. Sin embargo, la creación de una taxonomía corporativa requiere un esfuerzo considerable por parte de la organización, ya que diferentesmuchas partes interesadas tienen que hacer aportaciones y ponerse de acuerdo sobre qué términos utilizar y cuáles descartar, por no hablar de los problemas de alineación cuando aparecen términos contradictorios. Además, a menudo no se reconoce la utilidad de una taxonomía, lo que dificulta cualquier intento de conseguir el apoyo de los patrocinadores adecuados. Saber de antemano cómo abordar los obstáculos y, lo que es más importante, cómo aprovecharcapitalizar las ventajas de una taxonomía es clave para llevar a buen término tal empresa.
Immedia cuenta con años de experiencia ayudando a las organizaciones como ESA a crear sus taxonomías corporativas (1) y a apoyarlas con la tecnología adecuada. Para saber más, llámenos o escríbanos un correo electrónico a: info@immediait.com