Siguiendo con nuestra serie sobre la nueva gestión de conocimientos, ha llegado el momento de abordar el tema de las lecciones aprendidas, una metodología que forma parte de la gestión estándar de proyectos desde hace ya bastante tiempo.
Hay muchas formas de definir las lecciones aprendidas, aunque la mayoría de las definiciones recogen la idea de que las LL son experiencias documentadas tanto positivas como negativas durante un proyecto. Otras organizaciones definirían además la experiencia "inesperada", es decir, si algún acontecimiento positivo o negativo ya estaba previsto en los procedimientos de la organización, eso no se consideraría una lección aprendida.
Los beneficios de seguir una metodología sistemática para captar estas experiencias son múltiples, y lo dicen claramente Rowe y Sikes en su documento Lessons learned: taking it to the next level: "Si no aprendemos de los fracasos de los proyectos, estamos condenados a repetir situaciones similares. Al no aprovechar al máximo los éxitos de los proyectos, perdemos oportunidades de implantar buenos procesos y prácticas".
Por lo tanto, para cualquier organización que desee seriamente capitalizar la experiencia pasada y permitir que la organización siga creciendo en el futuro, esbozamos aquí algunas recomendaciones prácticas para aplicar las lecciones aprendidas en los proyectos:
- Las lecciones aprendidas deben planificarse en las actividades del proyecto. Deben asignarse tiempo y recursos suficientes para, al menos, lo siguiente:
- Antes del inicio del proyecto o durante su puesta en marcha: Recopilación de lecciones aprendidas de proyectos anteriores similares al proyecto que está a punto de comenzar.
- Durante el proyecto y/o al final de este: Captación de lecciones aprendidas de lo aprendido durante el trabajo del proyecto.
- Es fundamental que el equipo del proyecto participe en la captura de lo aprendido. Aunque el gestor del proyecto puede encargarse de la recopilación al principio del proyecto, es muy recomendable que todo el equipo colabore en la creación de las lecciones aprendidas de ese proyecto.
- Cree el entorno adecuado para recoger opiniones sinceras. En muchos entornos de trabajo, hablar de los errores cometidos no es fácil. Por ello, los gestores del conocimiento deben asegurarse de que existen métodos adecuados para que los miembros del equipo puedan hablar libremente de los problemas surgidos durante el proyecto. Esto puede hacerse, por ejemplo, mediante entrevistas telefónicas individuales o encuestas anónimas.
- Además, puede ser una buena práctica revisar periódicamente si las lecciones aprendidas en el pasado siguen siendo aplicables y marcar o eliminar las que hayan quedado obsoletas.
Por último, pero no por ello menos importante, debe existir una plataforma tecnológica adecuada que permita almacenar y distribuir todo el contenido recopilado y, en principio, la mayoría de los sistemas de gestión de contenidos como Sharepoint, IBM connections, Drupal, etc. servirían para este fin. El valor añadido de los gestores del conocimiento consistiría en hacer que el proceso de actualización y recuperación fuera lo más fácil y atractivo posible, reduciendo el número de clics para interactuar e integrando toda la interacción en las actividades cotidianas del proyecto, siempre que fuera posible. Por supuesto, es más fácil decirlo que hacerlo.
En resumen, la nueva KM adopta muchas formas y esta pauta práctica para aplicar las lecciones aprendidas en su empresa es un ejemplo más de cómo, siguiendo unos sencillos pasos, puede aprender de la experiencia pasada, evitar la duplicación del trabajo y mejorar la calidad de sus proyectos. No está nada mal.